La firma digital es una de las muchas facilidades que la tecnología ha aportado al contexto corporativo y a las personas que quieren firmar un contrato, certificado u otro documento con practicidad y seguridad. Pero ¿sabes qué es la firma digital? Descúbrelo ahora y empieza hoy mismo a firmar tus documentos digitalmente.

¿Qué es la Firma Digital?

La firma digital es un tipo de firma electrónica que cuenta con métodos de autenticación y auditabilidad de la aceptación de un conjunto de términos.

Estos métodos, basados en cifrado, utilizan vectores adicionales de seguridad para generar pruebas auditables de las acciones realizadas en el documento, como la firma.

En herramientas de firma digital como Autentique, los documentos también pasan por una autenticación electrónica, que consiste en la aplicación del algoritmo SHA-256. Este algoritmo genera un código único llamado hash.

El hash, el documento y las firmas se almacenan en Autentique y pueden auditarse en la Página de Firmas.

Ley de Firma Digital

No existe una única ley específica que trate exclusivamente la “firma digital” en Brasil. Lo que existe es un conjunto de normas que regulan diferentes formas de firma electrónica.

La principal es la Medida Provisional 2.200-2/2001, que establece la ICP-Brasil, la Infraestructura de Claves Públicas Brasileña, base para la firma digital con certificado electrónico.

Sin embargo, esta Medida Provisional no limita la validez de otros medios de comprobación de autoría e integridad de documentos electrónicos. El artículo 10, apartado 2, establece que también pueden utilizarse otros mecanismos de autenticación electrónica, siempre que sean aceptados por las partes implicadas.

Además, la Ley 14.063/2020 organiza las firmas electrónicas en Brasil y las clasifica en simple, avanzada y cualificada, especialmente en el contexto de las interacciones con entidades públicas.

El Decreto 8.539/2015 también refuerza la posibilidad de utilizar otros medios de autenticación en procesos electrónicos de la administración pública, como usuario y contraseña.

En la práctica, aunque la firma digital no depende exclusivamente de la ICP-Brasil en muchos contextos, algunos organismos y situaciones específicas pueden exigir el uso de un certificado digital cualificado.

Cómo funciona la Firma Digital

Autentique realiza dos procesos de validación simultáneos. Uno valida a los firmantes y el otro ayuda a garantizar la originalidad e inalterabilidad del documento.

¿Cómo funciona el proceso de validación de los firmantes?

Primero, al registrarte, se envía un correo electrónico de confirmación con un enlace único para verificar que tienes acceso a esa dirección de correo. Además, durante el registro o en el momento de la firma, se solicitan datos personales que se utilizan para confirmar tu información y generar más datos de auditoría, ya que quedan vinculados al documento que vas a firmar.

Cada vez que el documento se visualiza o se firma, se capturan datos de conexión y del dispositivo, geolocalización, fecha y hora, dirección IP y la acción realizada.

¿Cómo funciona la autenticación del documento?

Al crear un documento, se realiza su autenticación electrónica mediante el algoritmo SHA-256, que genera un código único llamado hash. Esto contribuye a la integridad del documento y dificulta su alteración.

Es decir, mientras creas y firmas el documento, varios procesos se ejecutan en segundo plano para capturar datos con fines de auditoría y prevención del fraude.

Pero ¿cómo firma el firmante?

El firmante recibirá la solicitud de firma del documento por correo electrónico, SMS o WhatsApp. Al acceder al documento, solo tiene que hacer clic en “Firmar” y rellenar los datos solicitados para completar la firma.

Cómo y dónde hacer una Firma Digital

Una firma digital puede realizarse a través de una plataforma online como Autentique, por ejemplo.

Autentique es una plataforma gratuita de firma digital que permite firmar documentos, certificados, contratos, recibos, PDFs, entre otros, de forma práctica, rápida y 100% online. Crea tu cuenta en autentique.com.br y envía hoy mismo tu primer documento para firma online.

Ten cuidado con las plataformas que no capturan datos, ya que generan menos registros de aceptación y, por ello, ofrecen menos elementos para comprobar el proceso.

Hacer tu firma es sencillo: solo tienes que crear una cuenta en Autentique, subir el documento que quieres firmar e incluir los datos de contacto, correo electrónico o número de teléfono, de los firmantes. Listo. Autentique recogerá las firmas por ti y te avisará cuando cada firmante firme.

Aplicaciones de la Firma Digital

¿Qué documentos puedes firmar con la firma digital?

Prácticamente todos los documentos empresariales y privados pueden firmarse con Autentique.

Principales sectores que utilizan Autentique

• Corredurías de seguros;
• Proveedores de Internet;
• Agencias de viajes;
• Escuelas / Educación;
• Inmobiliarias;
• Espectáculos y eventos;
• Gestión / Consultoría;
• Organismos públicos / Asociaciones / ONG;
• Empresas de crédito;
• Agencias de marketing y publicidad;
• Abogados;
• Empresas de software.

Principales documentos firmados digitalmente

• Contratos: contratos de compraventa, contratos de servicios, contratos de alquiler, contratos de externalización, contratos privados;
• Recibos;
• Notificaciones;
• Comprobantes de entrega;
• Poderes;
• Términos: de acuerdo, de adhesión;
• Autorizaciones;
• Certificados.

Beneficios de la Firma Digital

Todas las etapas de la firma se realizan online, lo que aporta beneficios como:

• Reducción de costes de impresión, mensajería, servicios externalizados, notarías, correos, almacenamiento y circulación de documentos entre empleados.
• Sin limitaciones de hora ni lugar. Tu cliente puede firmar documentos desde cualquier lugar y sin tener que preocuparse por el horario comercial.
• Ahorro de tiempo para que tú y tus colaboradores podáis dedicaros a procesos que realmente necesitan vuestra atención, en lugar de perder tiempo en procesos que pueden automatizarse, como compartir contratos con otros miembros de la empresa.
• Reducción de riesgos asociados al traslado y almacenamiento de documentos en papel, como pérdidas, tachaduras y otros problemas similares.
• Practicidad para que tú y tu cliente firméis el contrato de forma rápida usando solo el móvil.
• Automatización de procesos. Al conectar tu sistema con la API de Autentique, puedes enviar contratos para firma automáticamente.

La firma digital es una solución que se adapta a empresas de diferentes tamaños. Con ella, no solo puedes firmar, sino también solicitar firmas en documentos y almacenarlos online de forma segura.

A la hora de elegir tu plataforma de firma digital, ten en cuenta las necesidades de tu empresa y tu volumen de documentos. Recuerda que Autentique tiene un plan gratuito con 10 documentos mensuales para demandas pequeñas y un plan profesional con documentos ilimitados para demandas mayores. Conoce más sobre nosotros en autentique.com.br.