Toda empresa, independentemente do porte ou segmento, precisa de uma boa gestão de contratos. Afinal, eles são a base para garantir segurança às operações de um negócio.

E, com o volume de dados e documentos cada vez maior nas empresas, você precisa de um gerenciamento efetivo. Só assim será capaz de ter um bom controle de todas as informações e garantir o cumprimento das obrigações contratuais.

Quer saber como ter uma gestão de contratos eficiente? Nesse artigo, separamos as principais informações que você precisa saber para alcançar sucesso nesta gestão. Confira!

‍

‍

Por que você precisa da gestão de contratos?

‍

A gestão de contratos traz uma ampla gama de vantagens para a empresa, como:

• Eficiência;
• Redução de gastos;
• Mitigação de riscos;
• Controle de prazos.

‍

Para explicar com mais detalhes, mostramos três motivos para você investir nessa prática. Veja!

‍

1 - Organização

Uma boa gestão significa, primeiramente, organização. E organização, por sua vez, significa produtividade.

Com o alto volume e complexidade de contratos, você precisa de organização para manter um fluxo de trabalho eficiente.

Documentos organizados otimizam a rotina da equipe, evitam perda de tempo com buscas e facilitam o monitoramento de todo o ciclo de vida do contrato.

‍

2 - Controle de fornecedores

Além de alta performance, você também quer entregar qualidade, certo? Então, um dos requisitos necessários é ter um bom controle de seus fornecedores.

Para isso, a gestão de contratos ajuda a identificar aqueles que se enquadram no padrão da sua empresa e os que não estão atendendo às expectativas.

Com agilidade, você consegue tomar melhores decisões nas demandas futuras, escolhendo os melhores fornecedores para cada demanda da empresa.

‍

3 - Segurança legal

Com a gestão de contratos, você garante que todas as cláusulas sejam cumpridas, resguardando a segurança jurídica das partes.  

Assegurando-se de que o acordo seja executado conforme o combinado, você evita vencimentos, perda de prazos, multas por irregularidades e possíveis problemas jurídicos.

‍

‍

Como fazer uma gestão eficiente?

Agora que você já sabe da importância da gestão de contratos, veja estas dicas para torná-la mais eficiente!

‍

Conte com apoio jurídico

O setor jurídico é fundamental na gestão de contratos das diferentes áreas de  uma empresa. Pode ajudar na elaboração de cláusulas para mantê-las em conformidade legal e adequadas às necessidades da empresa.

Também certificar-se que as informações estejam claras, completas e sem brechas jurídicas ou ambiguidades que possam gerar problemas futuros para a empresa.

‍

Utilize um software para gestão de documentos

Se o objetivo é eficiência, então tecnologia é palavra de ordem. Um software de gestão de contratos e documentos, por exemplo, é essencial para ter mais controle sobre todo o fluxo contratual – desde a elaboração, passando pela revisão, negociação e aprovação, até o encerramento ou renovação.

O software também traz a praticidade da interação online. Com acessos configuráveis apenas às pessoas autorizadas, os envolvidos em um contrato podem editar o documento juntos, interagir de forma dinâmica e chegar ao acordo final com muito mais facilidade.

‍

Aposte em ferramentas de assinatura digital

Para tornar sua gestão de contratos ainda mais eficiente, você pode contar com a assinatura digital. Essa ferramenta é essencial para trazer mais facilidade a todos os responsáveis pelo documento.

Com a ferramenta, cada assinante pode firmar o acordo de qualquer lugar, não precisando se locomover até a empresa ou aguardar o recebimento do documento impresso pelo correio.

E tudo com plena validade jurídica.

A assinatura digital identifica os signatários e demais informações de todas as ações realizadas no documento, conferindo validade legal aos documentos, e protege as informações contra fraudes ou adulterações por meio de sistemas de segurança criptográficos.

‍

Digitalize a gestão de contratos

Por fim, não se esqueça de que fazer a gestão de contratos de forma digital, tornou-se um processo imprescindível para ter um controle eficiente dos processos jurídicos e comerciais da empresa, nos dias de hoje.

Com todos os documentos centralizados em uma plataforma digital, o acesso, o manuseio e o armazenamento são extremamente facilitados. Você também evita o alto volume de papel, que, além de demandar muito espaço físico, gera gastos desnecessários.

Tudo isso permite melhor acompanhamento do fluxo de contratos, diminui riscos de extravio e garante o controle de prazos com efetividade.

‍

--

‍

E então, como está a sua gestão de contratos? Agora que você já sabe como otimizá-la, não deixe de aplicar essas práticas o quanto antes!

‍

Sobre o autor:

InContract

O InContract é uma plataforma para auxiliar empresas na gestão de documentos e contratos que precisam passar por um fluxo. Com ele é possível gerenciar a vida útil dos documentos remotamente, desde a criação até o encerramento.