O que é Assinatura Digital?

A digitalização das rotinas empresariais mudou a forma como contratos, propostas, recibos, termos e outros documentos são enviados e assinados. Em vez de imprimir, assinar, digitalizar e arquivar documentos físicos, empresas e profissionais podem conduzir boa parte desse fluxo online, com mais agilidade, organização e rastreabilidade.

No dia a dia, muita gente usa a expressão assinatura digital para falar de qualquer assinatura feita pela internet. Por isso, esse termo aparece com frequência em buscas, anúncios e conversas comerciais.

Na legislação brasileira, porém, o termo central é assinatura eletrônica. Ela é o conceito mais amplo e pode aparecer em diferentes modalidades, conforme o nível de identificação, segurança e formalidade exigido para cada documento.

Assinatura eletrônica e assinatura digital são a mesma coisa?

Em linguagem comum, os dois termos muitas vezes são usados como sinônimos. Em linguagem jurídica, o mais preciso é falar em assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica é o gênero. Ela representa a manifestação de vontade em meio digital e pode utilizar diferentes mecanismos de identificação, autenticação e registro, como confirmação por e-mail ou SMS, biometria, verificação documental, códigos de acesso e certificado digital.

Usamos “assinatura digital” porque é o termo mais conhecido pelo público. Mas a explicação jurídica parte do conceito legal de assinatura eletrônica.

Quando alguém fala em “assinatura digital”, pode estar se referindo à assinatura feita online, em sentido amplo, ou à assinatura eletrônica com certificado digital, especialmente quando o contexto envolve assinatura eletrônica qualificada.

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

A Lei 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em três modalidades principais: simples, avançada e qualificada.

No mercado, algumas empresas usam o termo “assinatura digital” para se referir à assinatura realizada com certificado digital. No entanto, do ponto de vista jurídico, a denominação mais precisa para esse tipo de assinatura é assinatura eletrônica qualificada.

Como funciona a assinatura digital na prática?

Uma ferramenta de assinatura eletrônica de documentos pode oferecer fluxos com ou sem certificado digital. A escolha depende do documento, do risco da operação, das exigências do destinatário e das regras aplicáveis.

Em assinaturas sem certificado digital, a ferramenta pode usar mecanismos como:

Cada mecanismo tem uma função. A autenticação ajuda a vincular o ato ao signatário. A trilha de auditoria registra os eventos do processo. O hash criptográfico pode ser utilizado para detectar alterações no arquivo após a assinatura. O conjunto dessas evidências pode auxiliar na demonstração de autoria, integridade e manifestação de vontade.

Esse ponto é importante porque a Medida Provisória nº 2.200-2 reconhece a possibilidade de uso de outros meios de comprovação da autoria e da integridade de documentos eletrônicos, desde que esses meios sejam admitidos pelas partes ou aceitos pela pessoa a quem o documento for oposto.

Como e onde fazer uma assinatura digital?

Uma assinatura digital pode ser feita por meio de uma ferramenta online de gestão e assinatura de documentos. No Autentique, o usuário cria uma conta, adiciona os signatários, envia o documento e acompanha o status das assinaturas.

A escolha do tipo de assinatura (com ou sem certificado digital) depende da finalidade do documento e das exigências aplicáveis. O primeiro passo é verificar se a legislação ou o destinatário exige o uso de certificado digital. Quando não houver essa exigência, os documentos podem, em muitas situações, ser assinados por outros meios eletrônicos que ofereçam mecanismos de autenticação e uma trilha de auditoria adequada.

Quais documentos podem ser assinados digitalmente?

Diversos documentos empresariais e particulares podem ser assinados eletronicamente, observadas as exigências legais aplicáveis a cada caso. Entre os exemplos mais comuns estão:

Essa lista não significa que todos os documentos possam ser assinados da mesma forma. Alguns atos podem exigir certificado digital, escritura pública, registro, comparecimento presencial ou outro requisito previsto em lei, regulamento, contrato ou norma do órgão destinatário.

Principais setores que usam assinatura digital

A assinatura digital pode ser útil para empresas e profissionais que lidam com grande volume de documentos ou precisam reduzir tempo de coleta de assinaturas. Ela aparece com frequência em setores como:

Benefícios da assinatura digital

Quando realizada de maneira correta, a assinatura digital pode trazer ganhos importantes para empresas e clientes:

Como escolher uma ferramenta de assinatura digital

Ao escolher uma ferramenta, vale observar se ela oferece:

Plataformas de assinatura que coletam poucos registros podem oferecer menos elementos para demonstrar o processo de aceite. Por isso, além da praticidade, é importante avaliar quais evidências ficam disponíveis para auditoria e verificação posterior.

Comece a assinar documentos online

O Autentique oferece recursos para enviar documentos para assinatura online, acompanhar o andamento das assinaturas e organizar e acessar os arquivos em um só lugar. Nossa ferramenta também permite assinar documentos com ou sem certificado digital. Crie sua conta grátis agora!