Posso assinar meus documentos como Pessoa Jurídica (com CNPJ)?

Uma dúvida comum entre empresas que utilizam assinatura eletrônica é: “Como faço para assinar um documento com o CNPJ da minha empresa?”

Na prática, não existe uma assinatura realizada apenas com o CNPJ. O CNPJ identifica a pessoa jurídica que participa do documento. Já a assinatura identifica a pessoa física que efetivamente acessou o documento e manifestou a vontade em nome da empresa.

Em outras palavras: A empresa é a parte do contrato, mas quem assina é sempre uma pessoa física que a representa.

Uma empresa pode assinar um documento?

Não diretamente. Uma pessoa jurídica pode adquirir direitos, assumir obrigações, contratar serviços, vender produtos e participar de negócios em seu próprio nome.

No entanto, ela não possui existência física e não consegue praticar materialmente esses atos sozinha. Uma empresa não segura uma caneta, não acessa um link e não confirma uma assinatura eletrônica.

Sua vontade juridicamente reconhecida é sempre formada e exteriorizada por meio de pessoas físicas que atuam em sua representação. Por isso, não existe propriamente uma pessoa “assinando como empresa”. O que existe é uma pessoa física assinando em nome da empresa.

Quem é a parte e quem é o signatário?

Em um contrato empresarial, distinguem-se duas figuras:

• Parte contratante: a empresa, identificada por sua razão social e CNPJ;
• Signatário: a pessoa física que assina em nome da empresa.

Um exemplo de qualificação seria: “Maria Distribuições Ltda., inscrita no CNPJ nº 12.345.678/0001-12, neste ato representada por Maria Soares, inscrita no CPF nº 123.456.789-00.”

Maria Distribuições Ltda. é a parte contratante. Maria Soares manifesta a vontade da empresa como representante, sem se tornar parte do contrato. Se necessário, mais de uma pessoa pode assinar pela empresa.

A expressão “a empresa assinou o contrato” é apenas uma forma simplificada de dizer que alguém manifestou a vontade da pessoa jurídica em sua representação.

Somente o sócio pode assinar?

Não. Sócios, administradores, diretores, procuradores, gerentes, funcionários e outros prepostos podem representar a empresa. Um gerente comercial pode negociar preços, aprovar condições e concluir uma contratação, mesmo sem constar no contrato social. Um funcionário de compras também pode contratar fornecedores dentro de suas atribuições.

Como identificar a empresa e o signatário?

O documento deve informar a razão social e o CNPJ da empresa, além do nome e do CPF da pessoa que assina em sua representação. O cargo pode ser incluído para dar contexto.

O CPF é recomendável porque identifica o signatário com precisão, inclusive quando há pessoas com nomes iguais ou semelhantes. Cada dado cumpre uma função: o CNPJ identifica a empresa que participa do negócio, enquanto o CPF identifica quem manifestou a vontade em nome dela.

Assine com o Autentique

Ao enviar um documento pelo Autentique, deve ser inserida como signatária a pessoa física que efetivamente realizará a assinatura. A razão social e o CNPJ da empresa devem constar no próprio documento, identificando a pessoa jurídica que participa da relação.

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